与内向员工沟通的11条建议

2018-08-18 05:32 未知

  员工的有效反馈是公司发现问题、解决问题的重要来源。但让员工对管理者坦诚相待并非那么容易。对内向的员工来说,尤其如此。

  每一位部门管理者、创始人或CEO的心目中,至少有一位员工是他希望经常交流的。但如果这个人过于低调,闷头做事却不发表意见怎么办?在这种情况下,双方的交流该如何推进?

  本期CBC热读总结了11条与内向员工沟通的建议,希望管理者不要错过这些沉默人士的闪光点。

  我是一个内向的人。我这么说的时候大多数人都不信(也许是因为我经常发表公开演说的缘故),但我的确非常内向。如果我需要充电,我会远离人群,一个人安静待着。

  我不愿意应付太私人的问题,也不愿意长篇大论地发表观点。不停讲话会让我身心耗竭。

  我刚工作的时候,时不时会发生这种事:老板问我对公司有什么想法……而我很难坦诚相告。百分百地交代公司哪里有问题,会让我很不自在。

  那些回避疏离的时刻,现在回想起来还是很尴尬。我不是不愿意实话实说——只是不知道怎样能无所回避地表达。

  我当时并不知道,天平另一端的管理者,其实有能力创造一个更好的工作环境,让我这样的内向者也能自在地反馈建议。

  我的前老板经常在路过工位的时候搭话,「事情做得怎么样啊?」「10分钟后喝杯咖啡简单聊聊?」礼貌且善意是吗,但对我来说,更像一种猝不及防的打扰。内向的人习惯在分享前做好万全准备,如果不打招呼下一秒就要求反馈,我会很崩溃。所以,请事先约好谈线. 给我一个反馈的理由

  你是为了完成上级任务才要求员工反馈吗?还是真诚地认为,员工的想法对公司来说真的很重要?如果是后者,请明确说出来。许多时候,内向者不愿意开口是因为不清楚是否有反馈的必要,也不确定公司是否会重视自己的建议。分享对他们而言本身就不容易,何况在种种不确定的情况下分享。

  作为管理者,你在要求员工的反馈时,请务必解释原因,让他们知道自己的反馈很重要。

  向内向员工询问建议时,措辞上也有讲究。不要笼统地问「什么想法」,而要落实在「具体的点」。譬如,如果问「你觉得最近的用户大会有什么问题?」内向员工的自然反应很可能就是「没有」。但如果换个问法,「你觉得最近的用户大会有哪一点可以改进?」,就事先假定了问题的存在,为他的建议作好铺垫。引导他更坦诚地回答你的问题。

  下次你问的时候,指定一段时间范围。有了特定的语境,内向的员工会分享更具针对性的反馈。譬如,如果问「我们在哪些方面能做得更好?」,往往会导向一个模糊的回答。换作「过去2周,我们在哪些方面能做得更好?」,就把问题限制在「过去2周」内,降低了回答的难度。员工只需回想前两周的工作,而不用费力回忆过去一年或是更久远的事情。

  在内向的员工面前说出你的困扰,能够营造一种安全气氛,推进交流。在突然静默的尴尬时刻尤其有效。假如你问,「上一个项目的什么环节可以做得更好?」对方却一言不发,看起来没什么要说的样子。试着先表达你的感受,「我觉得我在XX方面做得不太好,你怎么看?」主动向他人展示弱点,意味着允许他们对此进行评论,从而拉近双方的关系。

  人们会更诚实地回答未来语境下的问题。因为面向过去的反馈,往往是对问题的消极批评,而面向未来的反馈,带有朝前看的动力,让他们有机会发挥创意,推动事物向更好的方向运转。若你在内向员工那里寻求反馈,善加利用这一点。譬如,你可以这样问:「你认为未来我们能在市场营销做哪些新尝试?」,而不要问「我们应该如何防止营销计划再次失败?」比起后者,第一种问法显然更积极,更有吸引力。

  如果员工分享了与你相左的观点,记得对此表达谢意。这是鼓励诚实发言最有效的办法。但许多人对此并不在意。每当员工向你反馈,请保持道谢的习惯,「我觉得这个观点很有价值」,「对我很有启发」或简单一句「谢谢」。你的态度表明,坦白是对的——即使你不同意这个观点。下一次,内向的员工会更乐意与你分享,因为他看到了你的包容性。

  如何让内向的员工知道你需要他的反馈?最好的办法也许就是倾听。安静地听。不要说话。脑子里不想你接下来要怎么说。只是听。为什么?通常来说,立马回应的姿态体现了一种防卫心理,当你表露这一点时,给人的感觉就是你更看重自己的想法,而不是对方的反馈。这将使员工动摇,不确定是否要坦诚相告。如果你认为自己需要回应,可以这样说:「谢谢你愿意和我分享这些。我认真考虑一下,稍后给你回复。」放心,内向者会把你的沉默视为思考,而不是走神。密集的反驳和评论才让人难以招架。

  徒劳感——内向员工没兴趣反馈的最大原因:说了又怎么样呢,反正会不了了之。事实上,不仅是内向者,这几乎是所有员工保持沉默的原因。这意味着,打消员工的徒劳感,你才能得到真实的反馈,关键在于清晰地说明你将如何完成反馈的闭环。

  如果是立刻能拍板定下的问题,你可以说:“我们下一个计划可以替换为你提议的X。”如果需要时间斟酌,你可以说:“我们在两周后继续跟进吧,这期间我优化一下方案。”在以上的例子中,我都具体说明了下一步的跟进时间,确保你也能做到,这样才能让员工相信,你有认真对待他们的反馈,而且在逐一落实。